Un cliente non paga una o più fatture. L’azienda ha già inviato solleciti, magari ha ricevuto promesse di pagamento mai rispettate e decide finalmente di procedere al recupero del credito.

A questo punto nasce una domanda molto concreta: quali documenti bisogna consegnare all’avvocato?

La risposta non è semplicemente “le fatture”.

Per impostare correttamente un recupero crediti aziendale occorre ricostruire, per quanto possibile, l’intero rapporto: da dove nasce il credito, quale prestazione è stata eseguita, quando il pagamento è scaduto, se il debitore ha contestato qualcosa e se esistono riconoscimenti, pagamenti parziali o accordi successivi.

Dal 26 novembre 2024, inoltre, vi è una novità importante: l’art. 634 c.p.c. riconosce espressamente come prova scritta idonea, per i crediti indicati dalla norma, anche le fatture elettroniche trasmesse attraverso il Sistema di Interscambio (SdI). È una modifica che facilita il procedimento per decreto ingiuntivo, ma non significa che tutti gli altri documenti siano diventati inutili.

La fattura elettronica può bastare per chiedere il decreto ingiuntivo?

Oggi la risposta, nei casi contemplati dall’art. 634 c.p.c., è più favorevole al creditore rispetto al passato.

Il correttivo al processo civile introdotto dal d.lgs. 31 ottobre 2024, n. 164 ha previsto espressamente che le fatture elettroniche trasmesse tramite SdI costituiscano prova scritta idonea. La relazione dell’Ufficio del Massimario della Corte di Cassazione evidenzia che la modifica è stata introdotta proprio per superare i dubbi sorti in alcuni uffici giudiziari circa la sufficienza della fattura elettronica ai fini dell’emissione del decreto ingiuntivo.

Attenzione, però, a non confondere due piani diversi.

Una cosa è la prova necessaria per ottenere il decreto ingiuntivo; altra cosa è la prova che potrebbe diventare necessaria se il debitore propone opposizione e contesta realmente l’esistenza o l’entità del credito.

La Corte di Cassazione ha ribadito, con ordinanza n. 19944 del 12 luglio 2023, che la fattura può costituire titolo idoneo per l’emissione del decreto ingiuntivo, ma nel successivo giudizio di opposizione non è, da sola, prova dell’esistenza del credito: il creditore deve dimostrare il rapporto con gli ordinari mezzi di prova.

Ecco perché un’azienda dovrebbe predisporre fin dall’inizio una pratica completa e non limitarsi a consegnare un fascicolo di fatture insolute.

Il primo documento: contratto, ordine o preventivo accettato

Occorre innanzitutto dimostrare perché il debitore deve pagare.

A seconda del tipo di attività possono essere rilevanti:

• contratto sottoscritto;
• ordine del cliente o conferma d’ordine;
• preventivo accettato;
• condizioni generali di vendita accettate;
• accordo quadro;
• corrispondenza e-mail o PEC dalla quale risulti l’incarico o l’ordine;
• eventuali modifiche successive alle condizioni originariamente concordate.

Non sempre esiste un contratto formalmente sottoscritto. Nei normali rapporti commerciali può accadere che gli ordini vengano effettuati tramite e-mail, portali informatici o attraverso rapporti consolidati tra le imprese.

In questi casi è particolarmente importante conservare tutta la documentazione che consenta di ricostruire la formazione dell’accordo.

Fatture: non soltanto il PDF

Naturalmente occorrono tutte le fatture rimaste insolute, con l’indicazione chiara di numero, data, importo e scadenza.

Quando si tratta di fatture elettroniche è opportuno conservare, ove disponibili, anche i relativi dati e le ricevute del Sistema di Interscambio, anziché limitarsi alla copia di cortesia in PDF.

Questo consente di documentare correttamente l’emissione e la trasmissione della fattura e di sfruttare pienamente la previsione oggi contenuta nell’art. 634 c.p.c.

Se vi sono state note di credito, storni o rettifiche, devono essere consegnati anch’essi. Un conteggio che ignori una nota di credito rischia di far richiedere giudizialmente una somma superiore a quella effettivamente dovuta.

Dove scaricare i dati della fattura elettronica

L’impresa può recuperare direttamente le proprie fatture elettroniche accedendo all’area riservata dell’Agenzia delle Entrate, nel portale “Fatture e Corrispettivi”. Dalla sezione “Consultazione” → “Dati rilevanti ai fini IVA” è possibile ricercare le fatture emesse e ricevute tramite il Sistema di Interscambio e scaricare il relativo file elettronico, normalmente in formato XML. Nella sezione “Monitoraggio dei file trasmessi” sono inoltre disponibili le ricevute generate dal Sistema di Interscambio, come quelle di consegna, scarto o impossibilità di consegna. Ai fini di un eventuale recupero giudiziale è quindi preferibile conservare, oltre alla normale copia PDF della fattura, anche il file XML originale e le relative ricevute SdI.

DDT e prova della consegna della merce

Per un’impresa che vende prodotti, i documenti di trasporto possono diventare decisivi.

È quindi utile raccogliere:

• DDT, possibilmente sottoscritti per ricevuta;
• bolle di consegna;
• documentazione del vettore;
• conferme di ricezione;
• CMR (la lettera di vettura internazionale che accompagna la merce trasportata su strada tra Paesi diversi);
• eventuali comunicazioni con cui il cliente conferma la ricezione della merce.

La fattura documenta la pretesa del venditore; la prova della consegna contribuisce invece a dimostrare che la prestazione alla base di quella fattura è stata effettivamente eseguita.

È una differenza che può diventare fondamentale se il debitore sostiene, ad esempio, di non aver ricevuto la merce, di averne ricevuta soltanto una parte o di averla contestata.

E se l’azienda presta servizi?

Lo stesso problema si pone per le imprese che non consegnano beni materiali.

In questo caso occorre individuare i documenti che dimostrano l’effettiva esecuzione del servizio: rapportini di intervento, SAL, verbali, ticket di assistenza, e-mail di consegna del lavoro, documenti di collaudo o accettazione, report periodici, fogli presenza o qualsiasi altro elemento coerente con il tipo di prestazione resa.

Non esiste quindi una lista identica per tutte le aziende.

Una società che vende materiali avrà una documentazione diversa da un’impresa edile, da una società informatica o da chi presta servizi continuativi. Il criterio, però, rimane identico: bisogna essere in grado di collegare ordine, prestazione, fattura e mancato pagamento.

Estratto conto e pagamenti parziali

È molto utile predisporre un prospetto semplice che indichi:

fattura emessa → scadenza → importo originario → eventuale pagamento parziale → residuo dovuto.

Devono essere conservati anche gli estratti conto bancari o le contabili dei bonifici che provano gli acconti già ricevuti.

Un pagamento parziale può assumere rilevanza anche nella ricostruzione complessiva del rapporto e deve comunque essere correttamente detratto dalla somma richiesta.

Se vi sono numerose fatture, un prospetto riepilogativo preciso consente inoltre di ridurre il rischio di errori nella predisposizione del ricorso.

Le e-mail del debitore possono essere molto importanti

Spesso la documentazione più utile non si trova nella contabilità, ma nella corrispondenza.

Una e-mail o una PEC nella quale il debitore scrive, ad esempio, che pagherà entro una certa data, chiede una dilazione oppure propone un piano di rientro può assumere notevole rilevanza nella valutazione del credito.

Vanno quindi raccolte anche:

• richieste di proroga;
• proposte di pagamento rateale;
• riconoscimenti del saldo;
• promesse di pagamento;
• contestazioni formulate dal debitore;
• risposte dell’azienda alle contestazioni.

È preferibile conservare le comunicazioni complete e nella loro forma originaria, ricordo infatti che quando si parla di email ci si riferisce al documento elettronico e non alla sua semplice “stampata”, che può valere fino a che non è contestata.

Anche le contestazioni del cliente devono essere consegnate

Un errore piuttosto frequente consiste nel raccogliere soltanto i documenti favorevoli al creditore.

Se il cliente ha contestato la fornitura, denunciato difetti, richiesto uno storno oppure affermato che il servizio non è stato correttamente eseguito, quella documentazione deve essere valutata prima di agire.

Sapere che esiste una contestazione consente di stabilire se il procedimento monitorio sia comunque opportuno, quali prove debbano essere predisposte e quale sia il rischio di una successiva opposizione.

Nascondere il problema non rende il credito più solido: rischia soltanto di farlo emergere quando il giudizio è già iniziato.

Solleciti, PEC e precedenti diffide

Devono essere conservati anche i solleciti già inviati, soprattutto se trasmessi mediante PEC o raccomandata, con le relative ricevute.

Nei rapporti commerciali soggetti al d.lgs. n. 231/2002, gli interessi moratori decorrono senza necessità di costituzione in mora dal giorno successivo alla scadenza del termine di pagamento. La disciplina prevede, in assenza di diversa scadenza applicabile, specifici termini legali e consente nei rapporti tra imprese di concordare termini diversi, con particolari regole per quelli superiori a sessanta giorni.

Ciò non significa che un sollecito formale sia inutile. Può servire a documentare la richiesta, interrompere la prescrizione quando ne ricorrono i presupposti, favorire una soluzione stragiudiziale e cristallizzare la posizione delle parti.

Interessi commerciali: quanto incidono?

Per le transazioni commerciali alle quali si applica il d.lgs. n. 231/2002, il tasso legale di mora è costituito dal tasso di riferimento maggiorato di otto punti percentuali. Per il periodo dal 1° luglio al 31 dicembre 2026, il Ministero dell’Economia e delle Finanze ha fissato il tasso di riferimento al 2,40%: il tasso legale di mora risulta quindi, per tale semestre, pari al 10,40% annuo, salvo che sia applicabile un diverso tasso validamente concordato.

La disciplina riconosce inoltre, nei casi previsti, il rimborso dei costi sostenuti per il recupero e un importo forfettario di 40 euro, senza necessità di costituzione in mora, salva la prova del maggior danno.

Sono voci che devono essere calcolate correttamente, verificando però prima che il rapporto rientri effettivamente nell’ambito delle transazioni commerciali disciplinate dal decreto.

La “cartella ideale” da consegnare per il recupero del credito

Prima di avviare la pratica è quindi utile predisporre un fascicolo ordinato con quattro gruppi di documenti:

1. anagrafica del debitore: denominazione esatta, codice fiscale o partita IVA, sede, PEC e, se utile, visura camerale aggiornata;
2. origine del credito: contratto, ordine, preventivo, condizioni pattuite e corrispondenza;
3. esecuzione e contabilità: fatture, documenti SdI, DDT o prova della prestazione, pagamenti parziali, note di credito e prospetto del residuo;
4. fase successiva all’inadempimento: solleciti, PEC, contestazioni, riconoscimenti del debito, proposte di rientro e ogni informazione utile sulla situazione del debitore.

Una documentazione ordinata permette di capire non soltanto se esista un credito, ma anche quale sia lo strumento più appropriato per tentare di recuperarlo.

Dal fascicolo al decreto ingiuntivo, e poi?

Se sussistono i presupposti di legge e il credito è adeguatamente documentato, può essere valutato il ricorso per decreto ingiuntivo.

Il passaggio successivo dipende dalla reazione del debitore: pagamento, mancata opposizione, opposizione al decreto oppure necessità di procedere esecutivamente.

Quando si dispone già di un titolo esecutivo e il debitore continua a non pagare, possono poi essere valutati gli strumenti per individuare beni o rapporti aggredibili, compresa la ricerca telematica prevista dall’art. 492-bis c.p.c., tema già approfondito separatamente sul sito.

Gli errori da evitare

Il primo errore è aspettare che la situazione si trascini per mesi o anni senza verificare prescrizione e solvibilità del debitore.

Il secondo è ritenere che “ci sono le fatture, quindi il credito è certamente provato”. La fattura elettronica oggi agevola significativamente l’accesso al procedimento monitorio, ma un’eventuale opposizione può richiedere di dimostrare il rapporto sottostante con prove ulteriori.

Il terzo è trascurare le contestazioni già formulate dalla controparte.

Il quarto è iniziare un’azione senza una preventiva valutazione della concreta possibilità di recupero: ottenere un titolo contro un soggetto ormai privo di patrimonio può non tradursi nel pagamento effettivo. Anche per questo la valutazione preventiva della documentazione e della situazione del debitore costituisce una parte essenziale della strategia di recupero.

FAQ sul recupero crediti delle aziende

Per un decreto ingiuntivo basta la fattura elettronica?

Per i crediti contemplati dall’art. 634 c.p.c., la fattura elettronica trasmessa tramite SdI è oggi espressamente riconosciuta come prova scritta idonea ai fini del procedimento monitorio. In caso di opposizione, tuttavia, può essere necessario dimostrare con ulteriori prove il rapporto che ha generato il credito.

Devo conservare anche DDT e ordini se ho già emesso la fattura?

Sì, è prudente conservarli. Possono dimostrare rispettivamente l’esistenza dell’ordine e l’effettiva consegna della merce.

Sono utili le e-mail in cui il cliente promette di pagare?

Sì. La corrispondenza può essere molto importante per ricostruire il rapporto, le ragioni del mancato pagamento e l’eventuale riconoscimento della posizione debitoria.

Devo consegnare anche le contestazioni fatte dal debitore?

Sì. Devono essere valutate prima di scegliere la strategia giudiziale, perché possono incidere sulla prova e sul rischio di opposizione.

È sempre necessaria una diffida prima del decreto ingiuntivo?

Non in termini generali. La necessità e l’utilità della preventiva costituzione in mora dipendono dalla natura dell’obbligazione e dal caso concreto. Nelle transazioni commerciali disciplinate dal d.lgs. n. 231/2002 gli interessi moratori possono decorrere automaticamente dalla scadenza.

Conviene agire appena scade una fattura?

Non esiste una regola valida per ogni situazione. Occorre considerare importo, documentazione, contestazioni, rapporti commerciali in corso, prescrizione e soprattutto concrete prospettive di recupero.

Conclusione

Nel recupero crediti aziendale una pratica ben documentata può fare una differenza sostanziale.

La fattura è importante e, dopo la modifica dell’art. 634 c.p.c., la fattura elettronica trasmessa tramite SdI ha assunto un ruolo ancora più forte nel procedimento monitorio. Ma contratto, ordine, DDT, prova della prestazione, corrispondenza e situazione contabile rimangono essenziali per affrontare con maggiore sicurezza un’eventuale contestazione.

Prima di procedere occorre quindi esaminare l’intero fascicolo, verificare l’esigibilità e la prescrizione del credito, quantificare correttamente capitale, interessi e spese e valutare anche la concreta solvibilità del debitore.

La soluzione dipende sempre dai documenti disponibili e dalle circostanze del singolo rapporto commerciale.

Il presente contenuto ha finalità esclusivamente informativa e non sostituisce una consulenza legale relativa al singolo caso concreto.